Metodología Kanban con Trello ¡Organízate con eficacia!

Metodología Kanban con Trello ¡Organízate con eficacia!
Tiempo de lectura: 7 min.

Kanban pertenece al conjunto de metodologías Agile, que tiene entre sus objetivos la entrega continua, inmediata y rápida de resultados.

Metodología Kanban en Trello

Es una representación visual que busca conseguir un proceso productivo, organizado y eficiente a la hora de poder llevar a cabo las diferentes tareas en un departamento, esta mejora de procesos, exige una gran madurez por parte del equipo, ya que implica la capacidad de planificar y ser resolutivo. El objetivo principal de representar el trabajo en el tablero de kanban es que los miembros del equipo realicen el seguimiento del progreso del trabajo de una manera muy visual.

Kanban no es una técnica de planificación, sino de distribución y seguimiento del trabajo. Tampoco depende de una herramienta, se puede utilizar con un lápiz y un papel, un corcho en la pared, una pizarra con posits, etc. Lo importante es tenerlo a mano, de fácil acceso.

Cuando más sencillo sea el tablero, mejor funcionará.

Hay que aceptar la existencia de imprevistos, y un tablero muestra los problemas o tareas ‘bloqueantes’ que impiden mantener el flujo de trabajo. Además, permite saber quien es el responsable o responsables de una tarea.

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Reglas del tablero

El jefe o el responsable del equipo es el que establece estas reglas para todos los miembros por igual, dicho equipo a su vez mantendrá la disciplina de ser ordenado y transparente con las reglas.

El tablero, está dividido en cuatro columnas, donde se anotan las tareas de un flujo de trabajo. En la primera columna se colocan todas la tareas ordenadas por prioridad, las más urgentes e importantes arriba. En la segunda columna, las tareas en proceso, con un máximo de tres a la vez. En la tercera columna, las tareas que están pendientes de revisión para ser aprobadas o para pasar a la cuarta columna, que son las tareas terminadas con éxito. Después explicaré los códigos de color que ayudan a definir mejor el flujo de trabajo de este tablero.

Estas son algunas de las reglas que utilizo en mis tableros:

  • Mantener el tablero siempre visible.
  • Limitar las tareas a realizar en progreso (máximo 2 o 3).
  • Códigos de color para designar el tipo de tareas a simple vista. Más adelante explicaré cómo lo hacemos.
  • Ordenar las tarjetas según la prioridad de las tareas. Para ello puedes utilizar la Matriz de Eisenhower.
  • Hacer ciclos de trabajo cada una o dos semanas, con la finalidad de identificar incidencias. Se reúne a todo el equipo frente al tablero para distribuir las tareas y comprobar los resultados del equipo.

Un fallo habitual es confundir tareas con proyectos. Los tableros kanban solo son útiles si se pueden ver con comodidad y, por desgracia, tienden a llenarse de cientos de tarjetas (postit) a gran velocidad, lo que los convierte en otra herramienta difícil de usar fracasando en su propósito, pues cuando más sencillo sea el tablero, mejor funcionará.

La multitarea no existe

Las multitareas son un lastre para la eficiencia. Hay gente que dicen que son capaces de tener varias cosas en la cabeza o que no necesitan listas de tareas. Varios estudios aseguran que la multitarea cognitiva no es posible. Es verdad que podemos hacer un par de cosas al mismo tiempo, pero no tareas complejas, y menos aún, prestar atención a unas cuantas tareas a la vez. Por eso, lo mejor es limitar a dos o tres tareas en proceso.

Limitar el esfuerzo, te concentra en realizar las tareas más importantes.

Nuestra cabeza tiene un límite de capacidad y hay que eliminar todo lo que no requiera nuestra atención inmediata. David Allen, creador de Getting Things Done, ha creado un método de productividad que se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico, de forma que no sea necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas. Es decir, asegura que podemos mantener 6 o 7 tareas en la mente.

Mi recomendación es que al llegar a la oficina repasemos el tablero kanban con las tareas más prioritarias y de esta forma equilibrar la demanda con la capacidad de trabajo.

Descomposición de tareas

Las tareas no se hacen de igual forma por los miembros de un equipo, además es imposible controlar a la gente para que haga las cosas al milímetro. Lo bueno es que Kanban no tiene espacio para condicionar las tareas, es un flujo continuo en el que las tareas avanzan de un punto de partida a otro del proceso.

Podemos utilizar un código de color para designar el tipo de tareas a simple vista en nuestro tablero. En mi caso utilizo el siguiente:

  • Rojo: Urgente. ¡Hazlo ya!.
  • Naranja: Oops, algo ha ocurrido, existe un problema o incidencia que puede ser de carácter interno o externo.
  • Amarillo: En proceso o trabajando en ella.
  • Verde: Tarea terminada correctamente y sin incidencias.
  • Azul: Pendiente de revisión, hay un factor que impide terminarla, puede ser ajeno a ti o a tu equipo, pero no contiene ninguna incidencia.
  • Negra: Tarea abandonada o en cola demasiado tiempo. En el caso de Trello utilizo el envejecimiento de tareas que es muy intuitivo.

Tareas breves. La regla de los dos minutos.

Cada tarjeta representa una tarea. Pero, si te ocurre algo que tienes que hacer y tardas menos de dos minutos en hacerlo, hazlo en ese mismo instante. Es una forma de limpiar tareas, de forma que solo pasen a la lista de trabajo aquellas que no puedas resolver de forma inmediata. En mi caso prefiero que se apunten todas, incluido las de menos de dos minutos pues quiero tener un control en Trello, que es la herramienta que utilizo, de todas las tareas que realiza el equipo.

Sin embargo, lo más habitual es que los dos minutos se conviertan en cinco, o en diez o en media hora. Expresiones típicas como es un momento…, tardo un segundo… son habituales, así que lo mejor es anotar todo, eso sí, hace falta mucha disciplina para ello. Por cierto, en la mayoría de los casos esos dos minutos son interrumpidos por una llamada, un compañero, una visita, etc.

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Matriz de Eisenhower

Te ayuda a planificar y minimizar la improvisación.

Este sistema te ayuda a valorar las tareas por su importancia y urgencia. La matriz se divide en 2 ejes principales: La Urgencia de la tarea y la Importancia de la tarea. Dependiendo de si una tarea es más o menos importante y más o menos urgente se ubicará en uno de los 4 cuadrantes en los que se divide la matriz.

A. URGENCIA ALTA E IMPORTANCIA ALTA. ¡Tienes que hacerlo ya!

B. IMPORTANCIA ALTA Y URGENCIA BAJA. ¡Planifica!.
Pero cuidado, si este cuadrante está lleno de tareas, corres el riesgo de no ¡hacerlas ya!.

C. URGENCIA ALTA E IMPORTANCIA BAJA. ¡Delega!
Son tareas que deben ser, en la medida de lo posible, delegadas para que no quiten tu atención de lo importante.

D. IMPORTANCIA BAJA Y URGENCIA BAJA. ¡Desecha o Minimiza!
Estas tareas son las típicas de “algún día tengo que…”, “hay que…”, están ahí, sabes que podrías hacerlas pero hay tareas más importantes y urgentes que merecen la atención de tu trabajo.

Miembros

Otro aspecto importante de las tareas es asignar, esta asignación puede estar condicionada por el jefe del equipo o bien puede ser auto-asignada por un miembro o miembros de un equipo. Lo importante es que cada miembro sabe lo que tiene que hacer y que, en todo momento, conoce el estado de otras tareas que pueden ser necesarias para su trabajo. Y, lo que imprescindible, que todo el equipo es consciente del estado general de progreso de trabajo en un simple vistazo.

Es posible que te entusiasmen los beneficios que Kanban pueden aportar a tu empresa o equipo, pero requiere un análisis previo de los procesos de trabajo que puedan impedir utilizarlo. O que, por el contrario, se convierta en una solución muy rentable para tu compañía. Toma la decisión estratégica que más se adapte a las necesidades y si decides poner Kanban en tu vida, ¡disfrútalo!

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