La creación de un Canvas de Mejora Continua es una actividad muy importante que no debe engañar por su aparente sencillez. Se utiliza como medio de comunicación del alcance del proyecto y de las responsabilidades de cada uno de los miembros implicados, de modo que se puede plantear un escenario de resistencias y riesgos de manera anticipada.

Alcanzar un completo conocimiento de la situación inicial y un buen diagnóstico de las causas te ayudarán a identificar de manera clara las posibilidades de actuación del proceso de mejora.

Además, se establecerán los criterios clave que justifiquen la solución que se va a implantar, de forma que se concreten los recursos necesarios, los indicadores que se van a medir, la forma en la que se va a actuar y cómo se va realizar el seguimiento, la planificación preliminar del proyecto y la asignación de un responsable que se encargue de cada una de las tareas designadas.

Este canvas de análisis se ha vuelto indispensable en los últimos años con la llegada de las metodologías ágiles, en mi opinión algunas de las ventajas del Canvas de Mejora Continua son las siguientes:

• Va al grano, y es visual. Proporciona de un vistazo todos los datos fundamentales del proyecto gracias a la simplicidad de interpretación y la fácil distribución en un solo documento.
• Analizar el conjunto de hipótesis en cada bloque lo antes posible, la interpretación de todos los elementos hace mas visible cualquier posible incoherencia.
• Es dinámico, ya que a menudo se rellena con post-its y puede actualizarse con rapidez ya que se llevan a cabo de manera cíclica.
• Aprobación consensuada, facilita la generación de ideas y distintos aportes de un grupo de miembros de diferentes perfiles, sobre un mismo plan de acción. De forma que todas las decisiones serán consensuadas y las consecuencias podrán ser asumidas por todos, dando a conocer a todos los involucrados los riesgos de esta acción.

En definitiva, es un modelo aplicable a todo tipo de negocio, con independencia de su objetivo y de su cifra de negocio.

Algunos consejos de cómo utilizar el canvas:

• Imprime el modelo canvas en un formato lo más grande posible (A1 o A0), o bien, puedes dibujarlo en una pizarra blanca.
• Trabaja sobre el modelo con Post It y rotuladores de colores.
• La reunión de trabajo debe ocupar un espacio de tiempo de 2 a 8 horas.

Entrenar a los empleados para trabajar en un ambiente de mejora continua lleva tiempo y dinero, este es uno de los inconvenientes más habituales a la hora de aplicar este proceso. Además, esto puede hacer que el proceso de inicio sea largo y tedioso para los empleados que a veces ofrecen resistencia.

Descargar Plantilla del Mejora Continua
Microsoft Word | PDF | PNG

Descargar Plantilla del Mejora Continua (incluye explicación)
Microsoft Word | PDF | PNG

¡Os animo a probar!

Este artículo Canvas de Mejora Continua y “Project Charter” se publicó en Treze Marketing por Treze.

Habitualmente tratamos de concentrarnos para realizar una tarea específica y finalmente acabamos haciendo otras, o varias al mismo tiempo, o nos distraemos con otras cosas menos importantes, y peor aún, en la mayoría de las ocasiones es debido a que nos interrumpen. Las consecuencias de dichas interrupciones son el tiempo perdido en volver a retomar una tarea y los errores cometidos por falta de concentración.

Técnica de Pomodoro para incrementar la productividad

La técnica de Pomodoro permite mejorar y medir tu productividad personal, entiende que el tiempo para pensar (descanso) es igual de importante que el tiempo llevar a cabo una tarea. Consiste en realizar una tarea durante 25 minutos de manera ininterrumpida, sin distracciones. Cuando acaben, hay que dedicar 5 minutos a pensar o descansar, el objetivo es mantener una actitud positiva y una mente tranquila, para abordar problemas o afrontar el trabajo con otra perspectiva.

Si consigues realizar cuatro pomodoros consecutivos, dedica 20 o 30 minutos a caminar o aprovecha para tomar un snack saludable. También puedes aprovechar para llamar, contestar al correo, mirar el móvil… pero hazlo alejado de tu puesto de trabajo.

Esta técnica no es para todas las personas, pero recomiendo utilizarla porque está demostrado que mejora tu productividad. Empieza con un reto sencillo, intenta hacer algunos descansos durante una jornada laboral. Puedes no usarlo para tareas poco relevantes, y si para trabajos más largos y de mayor importancia.

En definitiva, lo ideal es que cada persona establezca sus periodos pomodoro, dependiendo de su capacidad y tareas a realizar, esto también ayuda a mejorar la habilidad de planificar.

Empieza por:

1. Usar un reloj o cronómetro.
2. Decide la tarea o tareas a realizar.
3. Trabaja en ello concentrado y sin interrupciones hasta que suene la alarma.
4. Dedica 5 minutos a pensar y estira las piernas.
5. Comienza el siguiente intervalo con la misma dinámica y cuando completes el cuarto pomodoro, dedica 20 o 30 minutos a descansar.

S.M.A.R.T.

Es importante que durante cada período tengas muy bien definido el objetivo de tus tareas y evitar la multitarea. Lograr objetivos precisos implica que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y acotados en el tiempo (S-M-A-R-T). Es decir, un objetivo tiene que ser lo más concreto posible, que te permita controlar el proceso, que suponga un reto con un final, que sea importante para ti, y por último, que permita planificar un plazo para conseguir dicho objetivo. Pero recuerda, ten siempre presente que la multitarea no existe.

Este tipo de técnicas que mejoran la productividad requieren de un gran compromiso, que seas organizado y disciplinado. Es complicado romper con nuestros hábitos, asimilados durante años, para usar esta técnica. Las interrupciones son parte ineludible del trabajo si estas junto a otras personas, y en este ambiente de trabajo es imposible evitar que te interrumpan con llamadas, preguntas de tus compañeros, etc. También lo son mirar compulsivamente el email, las redes sociales o el móvil.

Es importante evitar las interrupciones entre compañeros en las horas de máxima productividad.

Una idea para reducir las interrupciones entre compañeros es hacer una reunión diaria de planificación y seguimiento de tareas. Esta se puede realizar en uno de los descansos prolongados tras cumplir cuatro pomodoros, y en ningún caso, debe durar más de 15 minutos. Es importante ser rigurosos con el tiempo de la reunión y que durante ella no haya presencia de móviles.

¡Os animo a probar!

Este artículo La técnica de Pomodoro y el coste de las interrupciones en el trabajo se publicó en Treze Marketing por Treze.

Metodología Kanban en Trello

Es una representación visual que busca conseguir un proceso productivo, organizado y eficiente a la hora de poder llevar a cabo las diferentes tareas en un departamento, esta mejora de procesos, exige una gran madurez por parte del equipo, ya que implica la capacidad de planificar y ser resolutivo. El objetivo principal de representar el trabajo en el tablero de kanban es que los miembros del equipo realicen el seguimiento del progreso del trabajo de una manera muy visual.

Kanban no es una técnica de planificación, sino de distribución y seguimiento del trabajo. Tampoco depende de una herramienta, se puede utilizar con un lápiz y un papel, un corcho en la pared, una pizarra con posits, etc. Lo importante es tenerlo a mano, de fácil acceso.

Cuando más sencillo sea el tablero, mejor funcionará.

Hay que aceptar la existencia de imprevistos, y un tablero muestra los problemas o tareas ‘bloqueantes’ que impiden mantener el flujo de trabajo. Además, permite saber quien es el responsable o responsables de una tarea.

Reglas del tablero

El jefe o el responsable del equipo es el que establece estas reglas para todos los miembros por igual, dicho equipo a su vez mantendrá la disciplina de ser ordenado y transparente con las reglas.

El tablero, está dividido en cuatro columnas, donde se anotan las tareas de un flujo de trabajo. En la primera columna se colocan todas la tareas ordenadas por prioridad, las más urgentes e importantes arriba. En la segunda columna, las tareas en proceso, con un máximo de tres a la vez. En la tercera columna, las tareas que están pendientes de revisión para ser aprobadas o para pasar a la cuarta columna, que son las tareas terminadas con éxito. Después explicaré los códigos de color que ayudan a definir mejor el flujo de trabajo de este tablero.

Estas son algunas de las reglas que utilizo en mis tableros:

• Mantener el tablero siempre visible.
• Limitar las tareas a realizar en progreso (máximo 2 o 3).
• Códigos de color para designar el tipo de tareas a simple vista. Más adelante explicaré cómo lo hacemos.
• Ordenar las tarjetas según la prioridad de las tareas. Para ello puedes utilizar la Matriz de Eisenhower.
• Hacer ciclos de trabajo cada una o dos semanas, con la finalidad de identificar incidencias. Se reúne a todo el equipo frente al tablero para distribuir las tareas y comprobar los resultados del equipo.

Un fallo habitual es confundir tareas con proyectos. Los tableros kanban solo son útiles si se pueden ver con comodidad y, por desgracia, tienden a llenarse de cientos de tarjetas (postit) a gran velocidad, lo que los convierte en otra herramienta difícil de usar fracasando en su propósito, pues cuando más sencillo sea el tablero, mejor funcionará.

La multitarea no existe

Las multitareas son un lastre para la eficiencia. Hay gente que dicen que son capaces de tener varias cosas en la cabeza o que no necesitan listas de tareas. Varios estudios aseguran que la multitarea cognitiva no es posible. Es verdad que podemos hacer un par de cosas al mismo tiempo, pero no tareas complejas, y menos aún, prestar atención a unas cuantas tareas a la vez. Por eso, lo mejor es limitar a dos o tres tareas en proceso.

Limitar el esfuerzo, te concentra en realizar las tareas más importantes.

Nuestra cabeza tiene un límite de capacidad y hay que eliminar todo lo que no requiera nuestra atención inmediata. David Allen, creador de Getting Things Done, ha creado un método de productividad que se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico, de forma que no sea necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas. Es decir, asegura que podemos mantener 6 o 7 tareas en la mente.

Mi recomendación es que al llegar a la oficina repasemos el tablero kanban con las tareas más prioritarias y de esta forma equilibrar la demanda con la capacidad de trabajo.

Descomposición de tareas

Las tareas no se hacen de igual forma por los miembros de un equipo, además es imposible controlar a la gente para que haga las cosas al milímetro. Lo bueno es que Kanban no tiene espacio para condicionar las tareas, es un flujo continuo en el que las tareas avanzan de un punto de partida a otro del proceso.

Podemos utilizar un código de color para designar el tipo de tareas a simple vista en nuestro tablero. En mi caso utilizo el siguiente:

• Rojo: Urgente. ¡Hazlo ya!.
• Naranja: Oops, algo ha ocurrido, existe un problema o incidencia que puede ser de carácter interno o externo.
• Amarillo: En proceso o trabajando en ella.
• Verde: Tarea terminada correctamente y sin incidencias.
• Azul: Pendiente de revisión, hay un factor que impide terminarla, puede ser ajeno a ti o a tu equipo, pero no contiene ninguna incidencia.
• Negra: Tarea abandonada o en cola demasiado tiempo. En el caso de Trello utilizo el envejecimiento de tareas que es muy intuitivo.

Tareas breves. La regla de los dos minutos.

Cada tarjeta representa una tarea. Pero, si te ocurre algo que tienes que hacer y tardas menos de dos minutos en hacerlo, hazlo en ese mismo instante. Es una forma de limpiar tareas, de forma que solo pasen a la lista de trabajo aquellas que no puedas resolver de forma inmediata. En mi caso prefiero que se apunten todas, incluido las de menos de dos minutos pues quiero tener un control en Trello, que es la herramienta que utilizo, de todas las tareas que realiza el equipo.

Sin embargo, lo más habitual es que los dos minutos se conviertan en cinco, o en diez o en media hora. Expresiones típicas como es un momento…, tardo un segundo… son habituales, así que lo mejor es anotar todo, eso sí, hace falta mucha disciplina para ello. Por cierto, en la mayoría de los casos esos dos minutos son interrumpidos por una llamada, un compañero, una visita, etc.

Matriz de Eisenhower

Te ayuda a planificar y minimizar la improvisación.

Este sistema te ayuda a valorar las tareas por su importancia y urgencia. La matriz se divide en 2 ejes principales: La Urgencia de la tarea y la Importancia de la tarea. Dependiendo de si una tarea es más o menos importante y más o menos urgente se ubicará en uno de los 4 cuadrantes en los que se divide la matriz.

A. URGENCIA ALTA E IMPORTANCIA ALTA. ¡Tienes que hacerlo ya!

B. IMPORTANCIA ALTA Y URGENCIA BAJA. ¡Planifica!.
Pero cuidado, si este cuadrante está lleno de tareas, corres el riesgo de no ¡hacerlas ya!.

C. URGENCIA ALTA E IMPORTANCIA BAJA. ¡Delega!
Son tareas que deben ser, en la medida de lo posible, delegadas para que no quiten tu atención de lo importante.

D. IMPORTANCIA BAJA Y URGENCIA BAJA. ¡Desecha o Minimiza!
Estas tareas son las típicas de “algún día tengo que…”, “hay que…”, están ahí, sabes que podrías hacerlas pero hay tareas más importantes y urgentes que merecen la atención de tu trabajo.

Miembros

Otro aspecto importante de las tareas es asignar, esta asignación puede estar condicionada por el jefe del equipo o bien puede ser auto-asignada por un miembro o miembros de un equipo. Lo importante es que cada miembro sabe lo que tiene que hacer y que, en todo momento, conoce el estado de otras tareas que pueden ser necesarias para su trabajo. Y, lo que imprescindible, que todo el equipo es consciente del estado general de progreso de trabajo en un simple vistazo.

…

Es posible que te entusiasmen los beneficios que Kanban pueden aportar a tu empresa o equipo, pero requiere un análisis previo de los procesos de trabajo que puedan impedir utilizarlo. O que, por el contrario, se convierta en una solución muy rentable para tu compañía. Toma la decisión estratégica que más se adapte a las necesidades y si decides poner Kanban en tu vida, ¡disfrútalo!

Este artículo Metodología Kanban con Trello ¡Organízate con eficacia! se publicó en Treze Marketing por Treze.